Fattura elettronica

Fattura elettronica vs P.A.

Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, a partire dal 6 giugno 2014, non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea.
La stessa disposizione si applicherà, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali.
Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.
L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008.
La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”.
Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto ministeriale 3 Gestore del Sistema d’Interscambio è l’Agenzia delle Entrate (decreto ministeriale del 7 marzo 2008), alla quale sono stati demandati i seguenti compiti:
coordinamento con il sistema informatico della fiscalità, controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio, vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni, gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.
Inoltre, l’Agenzia, periodicamente, relaziona al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull’andamento e l’evoluzione del sistema.
Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione e i servizi di supporto e assistenza, sono disponibili su www.fatturapa.gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni.

1. Soggetti interessati

Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:
 gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla
legge.
Va precisato che le fatture emesse dagli intermediari per la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi e per la riscossione mediante modello F24 sono, al momento, derogate dagli obblighi
 le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica
 gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge.
Possono servirsi degli intermediari anche le PA per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.

2. Il sito “FatturaPA”

All’interno di www.fatturapa.gov.it è prevista una sezione dedicata ai servizi/strumenti, differenziati per utente (operatori economici, PA e intermediari), che consente di:
 gestire le procedure di accreditamento dei canali (web, web service, SpCoop, Ftp, Pec)
 controllare la correttezza o meno del contenuto della fattura replicando i controlli effettuati dal Sistema di Interscambio
 monitorare lo stato, all’interno del perimetro del Sistema di interscambio, delle fatture transitate attraverso il medesimo Sistema
 simulare, per un periodo determinato di tempo, le fasi del processo (compilazione, invio, ricezione di fatture e notifiche)
 ricevere assistenza da personale tecnico, tramite l’invio di mail a un contact center.
Ampio spazio è dedicato, inoltre, sia alla documentazione normativa, che ricostruisce il quadro complessivo sul tema della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, sia alla documentazione tecnica che dà evidenza del formato fattura da adottare, delle istruzioni per l’interazione con il SdI e di ulteriori specifiche tecniche.

3. La tempistica

Riepilogando, questo è il calendario della decorrenza degli obblighi:
 6 giugno 2014, per ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza
 31 marzo 2015, per gli altri enti nazionali e per le amministrazioni locali.
In ogni caso, già dal 6 dicembre 2013, le PA possono cominciare volontariamente a ricevere le fatture elettroniche, loro destinate, attraverso il Sistema di Interscambio.

Secondo quanto disposto dall’art. 21, DPR 633/72:
a) per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico;
il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario.
b) la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

Elemento discriminante, quindi, per distinguere tra fatture “elettroniche” e “cartacee (CM 18/2014) non è il tipo di formato “originario” (elettronico o cartaceo) utilizzato per la propria creazione bensì la sua “emissione” e “ricezione” in un qualunque “formato elettronico”.
Affinché il documento venga considerato una fattura elettronica, occorre rispettare i seguenti requisiti, dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione:

Autenticità dell’originale:
L’identità del fornitore /prestatore di beni (o dell’emittente della fattura se ci si avvale della emissione di terzi) devono essere certi (Note alla Dir. 45/2010/UE);
in assenza di ciò la fattura non può definirsi elettronica.
La garanzia dell’autenticità dell’originale di una fattura è obbligatoria sia per il fornitore che per l’acquirente/committente.

Integrità del contenuto:
Il contenuto della fattura ed, in particolare, i dati obbligatori dell’art. 21 del DPR 633/72 non devono poter essere alterati.
La garanzia dell’integrità del contenuto della fattura, analogamente all’autenticità dell’origine, è obbligatoria sia per il fornitore che per l’acquirente.
A condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (es: da word ad XML) attraverso specifiche tecnologie al fine di adattarli al proprio sistema informatico.

Modalità per garantire autenticità e integrità

Si tratta, alternativamente:
della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente (DCPM 22/02/2013) o del terzoch e emette la fattura per conto del fornitore;
di sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati ;
di sistemi di controllo di gestione idonei ad assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi ad essa riferibile (per approfondimenti tecnici, si veda il contenuto della CM 18/2014.

Requisiti della fattura elettronica

Legibilità :

La fattura deve essere leggibile, conformemente a quanto previsto:
dalla Dir. n. 2010/45/UE, ossia:

 il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa

 è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

dalla CM 18/2014, ossia:

 è sufficiente disporre, per il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture

 la fattura può essere leggibile anche solo in sede di accesso, ispezioni e verifiche.

Contenuto della fattura elettronica
La fattura elettronica emessa nel formato XML (eXtensible Markup Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili “tali da attivare funzionalità che possono modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”, va sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale.
In particolare nella fattura va riportato, quale dato obbligatorio:
il codice dell’Ufficio destinatario della fattura elettronica;
il codice CUP e il codice CIG attribuiti all’operazione.
La Pubblica Amministrazione, infatti, provvede ad indentificare con un apposito codice gli uffici incaricati alla ricezione delle fatture elettroniche dal Sistema di interscambio e ne cura la pubblicazione/aggiornamento nell’Indice IPA consultabile sul sito Internet www.indicepa.gov.it.

Il MEF, precisa che “il codice univoco è un elemento essenziale per la trasmissione della fattura allo specifico ufficio dell’amministrazione committente” (circ. 1/DF/2014). Pertanto, una volta individuati i codici univoci degli uffici, ciascuna PA deve comunicarli ai propri fornitori i quali sono tenuti a riportarli direttamente nelle fatture emesse.
Va evidenziato che, a seguito dell’introduzione dello split payment (nuovo art. 17-ter, DPR 633/72) è stato aggiornato il tracciato XML. Pertanto, dal 4/02/2015 al formato “FatturaPA” è stato aggiunto il carattere “S – scissione dei pagamenti” tra quelli ammissibili per il campo “Esigibilità Iva” , contenuto nel blocco informativo “Dati Riepilogo”.

Modalità di emissione/trasmissione
Dopo aver predisposto la fattura in formato elettronico, la stessa va inoltrata:
attraverso il Sistema di interscambio, affidato alle Entrate ed a SOGEI;
al competente ufficio tramite il relativo codice univoco.
In pratica, una volta ricevuta la fattura, il Sistema di interscambio effettua dapprima una serie di controlli (nomenclatura del file trasmesso, dimensione del file, verifica dell’integrità del documento, ecc.) sul documento e poi provvede ad inoltrarla al competente ufficio dell’Amministrazione committente.
Se la trasmissione va a “buon fine”, al soggetto trasmittente è inviata una ricevuta di consegna;
in caso contrario il SDI invia una notifica di “mancata consegna”.
La PA destinataria invia al SDI una notifica di riconoscimento/rifiuto della fattura ricevuta.
Tale notifica è inviata al soggetto trasmittente.
Ciò detto, la fattura elettronica (art.2, DM 55/2013) si intende trasmessa/ricevuta dall’Amministrazione competente solo a seguito del rilascio al cedente o prestatore della ricevuta di consegna da parte del SDI.
Tale previsione è coerente col disposto dell’art. 21, DPR 633/72 secondo cui:
“la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

Divieto di pagamento e fatture cartacee
Trascorsi 3 mesi dalla data di decorrenza dell’obbligo, le PA non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture elettroniche (art. 6 DM 55/2013).
In merito al trattamento applicabile alle fatture cartacee emesse prima della decorrenza dell’obbligo e non ancora pagate alla scadenza dei successivi 3 mesi (es: fattura cartacea emessa il 13/03/2015 nei confronti di un Comune non ancora pagata alla data del 30/06/2015) il MEF specifica che l’Amministrazione è tenuta a portare a termine il procedimento con il relativo pagamento.
Infatti, secondo la circolare 1/DF/2014, non consentire la conclusione del procedimento avviato correttamente in forma cartacea “costituirebbe un inutile aggravio del procedimento in aperta violazione del principio di cui all’art. 1, comma 2, della legge 7 agosto 1990 n. 241”.
Inoltre, l’emissione di una seconda fattura in formato elettronico a fronte di una fattura correttamente e legittimamente emessa in formato cartaceo non è consentito dalla normativa IVA.

Invio della fattura elettronica
La fattura va emessa al momento di effettuazione dell’operazione come individuato ai sensi dell’art. 6, DPR 633/72 (consegna beni mobili, pagamento del servizio, ecc.).
Tuttavia, la CM 18/2014 (riprendendo quanto chiarito dalla CM 45/2005) precisa che l’emissione della fattura non può essere successiva:

al momento della sua consegna o spedizione — fattura analogica
al momento della sua trasmissione elettronica o messa a disposizione dell’acquirente / committente — fattura elettronica

In particolare, in quest’ultimo caso, la messa a disposizione del destinatario può essere effettuata, tramite:
accesso ad un sito internet (server o altro supporto informatico) ove reperibile;
e-mail contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento che permetta, previo accordo tra le parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura.

Le parti possono individuare ulteriori strumenti idonei nel rispetto delle vigenti disposizioni.

La trasmissione elettronica della fattura, ossia l’invio tramite l’utilizzo di procedure informatizzate (ad esempio, sistema di trasmissione EDI, posta elettronica, PEC, telefax, modem), richiede solo l’accettazione del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato.
Al riguardo, un accordo preventivo, per quanto opportuno, non è di per sé indispensabile.
Diversamente, se l’emittente demanda la trasmissione della fattura ad un terzo (outsourcer), l’Agenzia ritiene necessario uno specifico accordo tra le parti, che potrà essere desunto, indirettamente, anche dal tipo di incarico conferito.

Fatture plurime
E’ possibile trasmettere al medesimo destinatario più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto;
in tal caso, i predetti requisiti devono riferirsi al lotto e non alla singola fattura.
Pertanto, è possibile inserire una sola volta le informazioni comuni (es: generalità dell’emittente e del ricevente, partita IVA, residenza o domicilio, data di emissione, annotazione che la fattura è compilata dal cliente o da un terzo per conto del cedente), purché per ogni fattura sia possibile accedere alla generalità delle informazioni.

Conservazione della fattura elettronica
Le disposizioni generali in ambito IVA prevedono che:
le fatture elettroniche “sono conservate in modalità elettronica”, in conformità alle disposizioni contenute nel DM 17/06/2014;
le fatture create in formato sia elettronico che cartaceo (previa digitalizzazione del documento) possono essere conservate elettronicamente. Come chiarito dalla CM 18/2014 la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica”.
Chiaramente, la stampa della fattura rappresenta una copia analogica di documento informatico (art. 23, D.Lgs.82/2005).

Conservazione fatture PA
L’obbligo di conservazione sostitutiva è stato esplicitato dalla finanziaria 2008 in relazione alle fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione;
in particolare, l’obbligo di conservare in modalità elettronica le fatture elettroniche vale:
sia per l’emittente;
sia per la pubblica amministrazione destinataria (art. 1 c. 209, L. 244/07).

Occorre sottolineare che, in base alla nuova disciplina, il processo di archiviazione va effettuato entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (in luogo della cadenza “almeno” quindicinale).

Conservazione presso stato estero
Il soggetto che intende conservare la documentazione fiscale presso un altro Stato deve:
applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle norme italiane;
consentire l’accesso ai verificatori anche in via telematica.
A tal fine, il soggetto passivo italiano deve:
a) comunicare il luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, evidenziando nel modello AA7 / AA9, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti;
b) in caso di controllo (art. 52, DPR.633/72) assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede in cui è effettuato il controllo stesso.

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